Die Kernaufgabe der Stelle besteht darin, die Verwaltung und die Schulleitung umfassend bei der Organisation und Sicherung eines reibungslosen Ablaufs des Schulalltags zu unterstützen. Der Schwerpunkt liegt dabei auf dem direkten Kontakt zu Eltern und Schülern sowie auf unterstützenden administrativen Aufgaben im gesamten Verwaltungsbereich.

Ihre Aufgaben:
Empfang & Kommunikation

• Koordination und Weiterleitung von Telefonaten und Nachrichten sowie externer und interner E-Mail-Korrespondenz
• Bearbeitung von Ab- und Anmeldungen von Schüler:innen (SuS) sowie die Eingabe, Pflege und Koordination in den schulinternen Systemen (Webuntis, IServ)
• Sichtung und Vorsortierung des Bewerbungspostfachs
• Betreuung des Empfangsbereichs sowie Bewirtung von Gästen und Besuchern
• Erste Anlaufstelle für Schüler:innen und Eltern bei Fragen, Sorgen oder organisatorischen Anliegen
• Unterstützung der internen und externen Kommunikation zwischen der Verwaltung, den Lehrkräften und der gesamten Schulgemeinschaft
• Versenden von Elternbriefen und offiziellen Mitteilungen

Administrative Tätigkeiten

• Ausstellung, Bearbeitung, Versand und Archivierung von Schulbescheinigungen
• Unterstützung beim Bestellwesen, Verwaltung und Koordination der internen Materialausgabe
• Bearbeitung, Verteilung und Frankierung der ein- und ausgehenden Post sowie Koordination von Kurierdiensten
• Mithilfe bei der organisatorischen Vorbereitung von Dienstreisen und Schulprojekten sowie administrative Unterstützung bei Schulveranstaltungen
• Organisation, Koordination der Beschaffung von Lehrmitteln, Kooperation mit Behörden zur Zollabfertigung, Verteilung der Ware vor Ort sowie Bestellungen in Korea und über Onlineplattformen und notwendige Nachbestellungen
• Notfalleinsatz für die Schulbusbegleitung

Sicherheit & Erste Hilfe

• Überwachung des Schultors und Koordination des Gebäudezugangs für Externe
• Erstversorgung bei kleineren Verletzungen oder Unwohlsein von Schülern im Schulalltag
• Regelmäßige Kontrolle und Dokumentation der Luftqualität sowie Überwachung der aktuellen Wetterlage

Dokumentation & Medienprojekte

• Jahrbuch: Komplette Erstellung, Koordination und Redaktion, Planung (primär in den Schulferien zu erledigen), Einsammeln und Sortieren von Artikeln und Fotos, Korrekturlesen, Verkauf und Versand
• Schulkalender: Komplette Erstellung, Koordination und Redaktion (primär in den Schulferien zu erledigen), Planung und Entwurfserstellung, Verteilung bzw. Versand
• Fototermin der Schule: Organisation, Terminierung, Klassenplanung und Begleitung des offiziellen Fototermins vor Ort, Versand sowie Organisation von Nachfototerminen
• Printmedien: Bestellung und Verwaltung von Postern, Banner, Klausurbögen, Zeugnismappen, Schulstempeln
• Visitenkarten & Ausweise: Anmeldung, Erstellung, Bestellung von Visitenkarten (für Mitarbeitende und Vorstände) sowie Schülerausweisen
• Merchandise: Bestellprozess und Verkauf an der Rezeption

Arbeitszeit, Beschäftigungsgrad & Urlaubsregelung:

• Es handelt sich um eine Vollzeitstelle
• An allen offiziellen Schultagen gilt in der Regel eine durchgehende Präsenz- und Arbeitspflicht vor Ort. Die tägliche Arbeitszeit an den Präsenztagen liegt fest zwischen 07:30 Uhr und 16:30 Uhr
• Die Arbeitszeiten während der Schulferien können flexibel gestaltet werden
• 30 Urlaubstage pro Kalenderjahr. Der Urlaub ist in den Schulferien bzw. in der unterrichtsfreien Zeit zu nehmen

Voraussetzungen, die die Stelleninhaberin zu erfüllen hat:

• Fundierte Erfahrung im beschriebenen Aufgabengebiet
• Sprachkenntnisse: Koreanisch auf muttersprachlichem Niveau, sehr gute Deutsch-Kenntnisse in Wort und Schrift, Grundkenntnisse in Englisch sind erwünscht
• Gepflegtes Auftreten und zuvorkommende Umgangsformen
• Kontaktfreudigkeit
• Aufgeschlossenheit, Selbstständigkeit, Eigeninitiative
• Team- und Kommunikationsfähigkeit
• Flexibilität und Belastbarkeit
• hohe Identifikation mit den Schulzielen
• Eine Ersthelferausbildung (Erste Hilfe Schein) oder die Bereitschaft diese zu absolvieren

Vertrags- und Vergütungskonditionen:

• Vertragslaufzeit: 01.08.2026 – 31.07.2027 (ein Jahr befristet)
  Option: Verlängerung des Arbeitsvertrages möglich 

Wenn Sie Interesse an dieser Stelle haben, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. Bitte senden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen mit einem Anschreiben und einem Lebenslauf bis zum 15.07.2026 an:

Frau Yung-Soon Sonja Lee
Verwaltungsleiterin der DSSI
E-Mail: bewerbung@dsseoul.org